1. Общие положения
Настоящая Политика конфиденциальности и обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок обработки персональных данных пользователями сервиса Tervex (онлайн-сервис для учёта рейсов и автоматического формирования транспортных документов).
Оператор персональных данных: [ТРЕБУЕТСЯ УКАЗАТЬ ОПЕРАТОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ] ([ТРЕБУЕТСЯ УКАЗАТЬ СТАТУС — например, ИП или ООО]), ИНН [ТРЕБУЕТСЯ УКАЗАТЬ ИНН], [ТРЕБУЕТСЯ УКАЗАТЬ ОГРН/ОГРНИП], адрес: [ТРЕБУЕТСЯ УКАЗАТЬ ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС]. Email: [ТРЕБУЕТСЯ УКАЗАТЬ EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ ПО ПДн]
Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и иными применимыми нормами Российской Федерации.
Использование сервиса Tervex не заменяет отдельное согласие на обработку персональных данных там, где оно требуется. Согласие оформляется отдельно от принятия Пользовательского соглашения.
2. Категории обрабатываемых данных
Tervex обрабатывает только те данные, которые фактически необходимы для работы сервиса. Категории зависят от того, какие функции вы используете.
- Данные аккаунта: адрес электронной почты, идентификатор пользователя, хеш пароля, дата регистрации, статус подтверждения email, даты входа и обновления профиля.
- Данные сессии и безопасности: идентификатор сессии, IP-адрес и user-agent при входе (если передаются браузером), срок действия и статус сессии.
- Данные организации: наименование, ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, адреса, телефон, email, банковские реквизиты, сведения о руководителе и главном бухгалтере, настройки документов.
- Справочники: контрагенты, адреса погрузки/выгрузки, водители, транспортные средства, прицепы, шаблоны и блоки документов.
- Данные водителей: ФИО, телефон, паспортные сведения (серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения, адрес регистрации) — при необходимости для доверенностей и транспортных документов. Паспортные данные хранятся в зашифрованном виде.
- Данные рейсов: маршрут, даты, груз, ставки, условия, связанные стороны, статус рейса.
- Сгенерированные документы: PDF и связанные метаданные (тип документа, статус генерации, привязка к рейсу или организации).
- Загруженные файлы: изображения печати, подписи, логотипа и иные assets организации, хранящиеся в объектном хранилище.
- Данные гостевого режима и демо: временные сведения, введённые на публичных формах без регистрации, с ограниченным сроком хранения.
- Технические данные: cookies сессии, записи серверных логов, служебные идентификаторы запросов. Аналитические cookies в настоящее время не используются.
- Данные согласий: факт и версия принятых пользователем документов, дата и источник согласия, IP-адрес и user-agent при регистрации (если доступны).
3. Источники данных
Персональные данные поступают из следующих источников:
- непосредственно от пользователя при регистрации, заполнении профиля организации, справочников и рейсов;
- от пользователя при загрузке изображений печати, подписи и иных файлов;
- автоматически при входе в аккаунт (технические данные сессии);
- из локального хранилища браузера (черновики форм), если пользователь не очистил его;
- из интеграций — только если соответствующая интеграция фактически подключена и описана отдельно.
4. Цели обработки
Обработка персональных данных осуществляется для конкретных, заранее определённых и законных целей:
- регистрация, идентификация и аутентификация пользователя;
- предоставление личного кабинета и доступа к функциям сервиса;
- создание и ведение профиля организации, справочников и рейсов;
- автоматическое формирование транспортных документов и доверенностей на основе введённых данных;
- подстановка загруженных пользователем печати и подписи в создаваемые документы;
- хранение истории сгенерированных документов;
- обеспечение безопасности, предотвращение злоупотреблений, ведение журналов доступа;
- восстановление доступа к аккаунту;
- направление сервисных уведомлений (подтверждение email, сброс пароля, критические сообщения об аккаунте);
- обработка обращений в поддержку;
- исполнение требований законодательства и учёт согласий пользователя.
5. Правовые основания обработки
Обработка осуществляется на основании: согласия субъекта персональных данных; необходимости исполнения Пользовательского соглашения; законных интересов оператора (обеспечение безопасности сервиса); требований законодательства Российской Федерации.
Маркетинговые сообщения направляются только при отдельном согласии пользователя.
6. Данные третьих лиц
Пользователь может вносить в Tervex персональные данные водителей, сотрудников, представителей контрагентов и иных физических лиц. Пользователь обязан иметь законные основания для такой передачи данных (согласие, трудовой или гражданско-правовой договор, иное основание по 152-ФЗ).
Tervex обрабатывает такие данные по поручению пользователя в рамках предоставления сервиса и не проверяет наличие у пользователя всех необходимых согласий, но вправе запросить подтверждение при обращениях субъектов данных.
7. Печать и подпись
Пользователь самостоятельно загружает изображения печати и подписи и подтверждает право их использования. Tervex использует загруженные изображения только для автоматической подстановки в документы, создаваемые по указанию пользователя.
Изображение подписи в Tervex не является квалифицированной электронной подписью (КЭП/УКЭП) и не заменяет её, если закон или контрагент требуют именно КЭП.
Ответственность за правомерность использования печати и подписи, а также за проверку итогового документа перед передачей контрагенту несёт пользователь.
8. Cookies и локальное хранилище
Tervex использует необходимые cookies для поддержания сессии авторизации (session_token). Подробности — в Политике cookies.
В localStorage браузера могут сохраняться черновики форм (ключи вида tervex.draft.v1:...), которые могут содержать введённые пользователем сведения, включая персональные данные. Пользователь может удалить их через настройки браузера.
9. Передача данных третьим лицам
Tervex не продаёт персональные данные. Передача возможна следующим категориям получателей в объёме, необходимом для работы сервиса:
- провайдеры хостинга и инфраструктуры (серверы приложения, база данных PostgreSQL, Redis, объектное хранилище MinIO);
- провайдеры электронной почты — при подключении отправки писем;
- интеграции ЭДО/ЭПД — только при фактическом подключении и с уведомлением пользователя;
- государственные органы — по законному требованию.
10. Трансграничная передача и локализация
Актуальное место размещения баз данных и файлового хранилища определяется инфраструктурой, используемой оператором на момент обработки. Перед публичным запуском оператор обязан подтвердить соответствие требованиям локализации персональных данных граждан РФ.
[ТРЕБУЕТСЯ ПОДТВЕРДИТЬ: страна и регион размещения серверов БД и MinIO]
11. Сроки хранения
Данные аккаунта и организации хранятся до удаления аккаунта пользователем или прекращения использования сервиса, если иное не требуется законом.
Сессии хранятся до истечения срока действия или выхода из аккаунта.
Гостевые документы и демо-данные удаляются автоматически по истечении ограниченного срока (ориентировочно 48 часов для гостевого режима и 2 часа для демо).
Записи согласий хранятся для подтверждения факта согласия в течение срока, установленного внутренними процедурами оператора и требованиями законодательства.
12. Меры защиты
Применяются организационные и технические меры: хеширование паролей, шифрование отдельных категорий данных (паспортные сведения водителей), разграничение доступа, httpOnly-cookies для сессии, журналирование, резервное копирование по регламенту инфраструктуры.
13. Права субъекта персональных данных
Вы вправе:
- получить информацию об обработке ваших персональных данных;
- требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных при наличии оснований;
- отозвать согласие на обработку (если обработка основана на согласии);
- обжаловать действия оператора в Роскомнадзор или суд.
14. Обращения и контакты
Запросы по персональным данным направляйте на [ТРЕБУЕТСЯ УКАЗАТЬ EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ ПО ПДн]. Срок рассмотрения — в сроки, установленные 152-ФЗ.
Техническая поддержка: support@tervex.ru.